“Full demat” : l’expression pourrait faire penser à un film d’action ou de science fiction. En fait, la réalité est bien plus prosaïque mais tout aussi intéressante, notamment pour faire des économies et gagner du temps.
Avec l’ordonnance relative au développement de la facturation électronique du 26 juin 2014 et la loiNOTRe du 7 août 2015, les collectivités locales sont tenues de passer à la dématérialisation totale dite “full demat” d’ici à 2019. C’est donc chose faite pour Montpellier.
Cette dématérialisation totale devrait être génératrice d’économies et de gains de productivité pour lesservices de la collectivité, du comptable et du juge des comptes : zéro papier, des coûts moindres (suppression des coûts d’impression et d’affranchissement), accélération du traitement administratif, réduction des délais de paiement aux entreprises, sécurisation et intégrité des données, modernisation des process.
Un amortissement en moins de tois ans
“Avec la dématérialisation financière, près de 440.000 feuilles de papier (bons de commande, factures, titres de recettes) soit 2,2 tonnes de papier seront économisées chaque année, soit 29 arbres sauvés et l’équivalent carbone de 50 voitures roulant 24.000kms/an. Les économies directes pour la ville s’élèveront à 35.000 euros de fournitures et de reproduction. En outre la Ville enverra sous deux ans la totalité de ses bons de commande en format dématérialisé soit une nouvelle économie d’affranchissement de 15.000 euros. Ce sont donc d’ores et déjà 50.000 euros qui seront économisés sur le budget communal. L’investissement en matière de dématérialisation s’est établi à 140.000€ (développement et matériel). Il sera donc amorti en moins de 3 ans”, souligne-ton à la mairie.
De plus, la dématérialisation peut aussi s’étendre aux fournisseurs s’ils envoient leurs factures en dématérialisé à l’adresse internet qui leur est dédiée. A ce jour seul 11% seulement des factures réceptionnées le sont par voie dématérialisée.
Avec la dématérialisation, les entreprises qui travaillent pour la ville seront payées plus rapidement. Jusqu’à aujourd’hui, 28 jours, en moyenne, étaient nécessaires pour qu’une facture soit traitée par la ville. Depui le passage en « full demat » les délais ont diminué de 5 jours. Dans l’année qui suivra, l’objectif est de gagner 5 jours complémentaires et de passer à un délai de traitement moyen de 18 jours grâce notamment aux outils de reporting qui permettront de résorber les délais anormaux.