C’est le 24 septembre dernier, que la municipalité Argentan (Orne – 14.356 hab.) a vécu son premier conseil municipal sur tablettes numériques ! Pour cela, la ville a équipé les 33 élus de l’assemblée délibérante de tablettes Samsung. “En amont de cette démarche, chaque élu a reçu un courriel lui signalant la mise à disposition des éléments du conseil. Puis en se connectant à un serveur sécurisé, l’élu a pu télécharger les documents, les étudier et les annoter sur sa tablette afin de les lire à sa convenance lors du conseil municipal“, souligne-t-on à la mairie. Avant d’en arriver à l’étape du conseil municipal, les services municipaux ont travaillé 11 mois sur ce projet, en partenariat avec CDC Fast, afin de proposer la meilleure méthode de travail aux élus.
Enjeux et perspectives
Le premier enjeu pour la municipalité était d’augmenter l’efficacité du travail des élus et de faire des économies de papier. La collectivité y trouve donc un intérêt économique et écologique. Ce projet s’inscrit également dans la continuité et l’implication active d’Argentan au sein de l’Agenda 21. Cette démarche va, à terme, permettre à la mairie de faire une économie de près de 150.000 feuilles nécessaires aux 5 conseils municipaux annuels.
Côté légalité et sécurisation, tout a été élaboré dans les règles puisque cette démarche de dématérialisation du conseil municipal a été réalisée en lien avec le service CDC Fast, “convocation des élus”, de la Caisse des Dépôts et Consignations qui assure le respect du cadre réglementaire, notamment la garantie de la date d’envoi, la traçabilité de la mise à disposition auprès des élus, la constitution des preuves de télétransmission et l’archivage de la convocation et des dossiers. Les élus reçoivent donc par courriel les documents PDF dans les délais légaux de 5 jours francs par l’intermédiaire de CDC Fast.
Les élus ont répondu positivement à ce projet, en dépit d’une grande disparité des profils et des niveaux de culture informatique. Chacun s’est senti concerné, et ceci grâce à l’accompagnement et les diverses formations organisées par les services municipaux.
La prochaine étape vise à élargir l’utilisation de cet outil lors de réunions, commissions et autres missions qui incombent aux élus.
Le coût
33 tablettes + house : 16.104 € (488 € /tablette)
Prestation de service (CDC Fast « convocation des élus ») : 2.600 €
Soit un total de 18.704 €.
Cet investissement sera amorti entre deux et trois ans, financés à partir des économies d’impression et de temps de reprographie et de reliure, évaluées à 8.000 €/an.
(Coût d’achat des photocopieurs non inclus)